Öffentliche Sitzungen sind der Regelfall
Die Sitzungen der Gemeindevertretung und der gemeindlichen Ausschüsse sind grundsätzlich öffentlich. Interessierte können die Sitzungen besuchen und die Beratungen verfolgen. Die Öffentlichkeit darf nicht ausgeschlossen werden, nur weil ein Thema schwierig, unangenehm oder politisch umstritten ist. Es muss einen rechtlich schützenswerten Grund geben.
Wann muss die Öffentlichkeit ausgeschlossen werden?
Die Gemeindeordnung Schleswig-Holstein schreibt vor, dass die Öffentlichkeit ausgeschlossen werden muss, wenn:
überwiegende Belange des öffentlichen Wohls oder
berechtigte Interessen einzelner Personen
dies erfordern.
Es handelt sich also nicht um eine freie Entscheidung nach dem Motto: „Darüber möchten wir lieber nicht öffentlich sprechen.“ Vielmehr muss bei jedem einzelnen Tagesordnungspunkt geprüft werden, ob persönliche Daten, wirtschaftliche Interessen, laufende Verhandlungen oder andere geschützte Informationen betroffen sind.
Wer entscheidet über den Ausschluss der Öffentlichkeit?
Zu Beginn der Sitzung beschließt das Gremium im Rahmen der Feststellung der Tagesordnung, welche der aufgeführten Tagesordnungspunkte nichtöffentlich beraten werden. Mehrere nichtöffentliche Punkte können dabei gemeinsam mit der Tagesordnung beschlossen werden. Entscheidend ist, dass für jeden dieser Punkte ein rechtlich zulässiger Grund für den Ausschluss der Öffentlichkeit vorliegt. Besteht bei einem einzelnen Punkt Uneinigkeit, kann darüber getrennt abgestimmt werden.
Häufig steht bereits in der veröffentlichten Tagesordnung, dass ein Tagesordnungspunkt voraussichtlich nichtöffentlich behandelt werden soll. Die endgültige Entscheidung fällt aber erst in der Sitzung.
Welche Themen können betroffen sein?
Eine nichtöffentliche Beratung kann zum Beispiel notwendig sein bei:
Personalangelegenheiten,
privaten oder gesundheitlichen Informationen,
einzelnen Steuer-, Gebühren- oder Sozialangelegenheiten,
Grundstückskäufen und Grundstücksverkäufen,
laufenden Vertragsverhandlungen,
Vergabeverfahren und Angeboten von Unternehmen,
Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen,
laufenden Rechtsstreitigkeiten sowie
einzelnen Bau- oder Grundstücksangelegenheiten, wenn persönliche oder wirtschaftliche Daten nicht ausreichend geschützt werden können.
Nicht jedes Thema aus diesen Bereichen muss automatisch nichtöffentlich beraten werden. Entscheidend ist immer der konkrete Inhalt.
Warum müssen persönliche Daten geschützt werden?
In einer öffentlichen Sitzung können grundsätzlich alle Interessierten zuhören. Deshalb dürfen dort nicht ohne Weiteres persönliche, gesundheitliche, finanzielle oder berufliche Informationen über einzelne Menschen besprochen werden. Das gilt auch dann, wenn ein öffentliches Interesse an dem übergeordneten Thema besteht.
Der Datenschutz und die Persönlichkeitsrechte gelten für alle Menschen.
Personalangelegenheiten sind ein gutes Beispiel. Beschäftigte haben ein Recht darauf, dass persönliche Informationen, Bewertungen oder mögliche arbeitsrechtliche Maßnahmen nicht öffentlich besprochen werden. Auch individuelle Anträge, Beschwerden, Abgabenangelegenheiten oder Bauvorhaben können Angaben enthalten, die nicht vor der Öffentlichkeit erörtert werden dürfen.
Warum schützt die Nichtöffentlichkeit auch die Gemeinde?
Die nichtöffentliche Beratung schützt nicht nur einzelne Personen. Sie kann auch notwendig sein, um finanzielle oder rechtliche Nachteile für die Gemeinde zu verhindern.
Wenn die Gemeinde zum Beispiel über den Kauf eines Grundstücks verhandelt, sollten die mögliche Kaufsumme, die eigene Verhandlungsgrenze oder andere interne Überlegungen nicht vorab öffentlich bekannt werden. Die andere Vertragsseite könnte diese Informationen nutzen und einen höheren Preis verlangen. Das würde am Ende die Gemeinde und damit die Allgemeinheit belasten.
Ähnlich ist es bei Vergabeverfahren. Unternehmen reichen Angebote mit Preisen, Kalkulationen und teilweise vertraulichen Geschäftsinformationen ein. Diese Angaben dürfen nicht öffentlich gemacht werden. Sonst könnte der faire Wettbewerb beeinträchtigt werden.
Auch bei laufenden Vertragsverhandlungen oder Rechtsstreitigkeiten kann eine öffentliche Beratung die Position der Gemeinde schwächen.
Warum sind die Bezeichnungen in der Tagesordnung manchmal sehr allgemein?
Bei einem voraussichtlich nichtöffentlichen Tagesordnungspunkt wird der Inhalt in der öffentlichen Tagesordnung oft nur allgemein beschrieben. Bereits die Nennung eines Namens, eines bestimmten Grundstücks, eines Unternehmens oder eines konkreten Verhandlungsstands könnte geschützte Informationen offenlegen. Eine allgemeine Bezeichnung soll daher nichts verschleiern. Sie sorgt dafür, dass die notwendige Vertraulichkeit nicht bereits durch die Veröffentlichung der Tagesordnung aufgehoben wird.
Was bedeutet „nichtöffentlich“?
Während eines nichtöffentlichen Tagesordnungspunktes müssen die Besucherinnen und Besucher den Sitzungsraum verlassen.
Im Raum bleiben nur die Mitglieder des zuständigen Gremiums sowie die Personen, die aufgrund ihrer Aufgabe zur Teilnahme berechtigt oder notwendig sind. Dazu können beispielsweise die Protokollführung und zuständige Beschäftigte der Amtsverwaltung gehören.
Die Beratungen, Unterlagen und Niederschriften dieses Sitzungsteils sind vertraulich. Die Mitglieder der Gemeindevertretung und der Ausschüsse dürfen diese Informationen nicht an andere Personen weitergeben. Das gilt auch gegenüber Familienangehörigen, Bekannten sowie Mitgliedern der eigenen Partei oder Fraktion, wenn diese nicht selbst zur Teilnahme oder Einsicht berechtigt sind.
Die Pflicht zur Vertraulichkeit gilt auch nach dem Ende der Sitzung weiter.
Kann eine betroffene Person einer öffentlichen Beratung zustimmen?
In bestimmten Fällen kann eine Angelegenheit öffentlich behandelt werden, wenn die Person, deren Interessen geschützt werden sollen, dies schriftlich verlangt oder schriftlich zustimmt. Trotzdem muss geprüft werden, ob noch andere geschützte Interessen betroffen sind. Die Zustimmung einer einzelnen Person hebt nicht automatisch alle anderen Schutzgründe auf.
Bleiben nichtöffentliche Entscheidungen für immer geheim?
Nein. In nichtöffentlicher Sitzung gefasste Beschlüsse der Gemeindevertretung müssen spätestens in der nächsten öffentlichen Sitzung bekannt gegeben werden.
Das gilt allerdings nur, soweit dadurch keine geschützten persönlichen Interessen oder Belange des öffentlichen Wohls verletzt werden. Vertrauliche Einzelheiten, persönliche Daten oder laufende Verhandlungsinhalte dürfen weiterhin nicht veröffentlicht werden.
Das Ergebnis soll also öffentlich werden, sobald und soweit dies rechtlich möglich ist.
Die Niederschriften über die öffentlichen Sitzungsteile können eingesehen werden. Die Niederschriften aus den nichtöffentlichen Sitzungsteilen dürfen dagegen nicht veröffentlicht werden.
Nichtöffentlichkeit ist keine fehlende Transparenz
Transparenz bedeutet, Beratungen und Entscheidungen öffentlich zu machen, wann immer dies rechtlich möglich ist. Transparenz bedeutet aber nicht, persönliche Daten, Geschäftsgeheimnisse oder die Verhandlungsposition der Gemeinde offenzulegen.
Die Öffentlichkeit von Sitzungen und der Schutz vertraulicher Informationen sind keine Gegensätze. Beides gehört zu einer verantwortungsvollen kommunalen Arbeit. Wir möchten so viel wie möglich öffentlich beraten und erklären. Wo das Gesetz den Schutz vertraulicher Informationen verlangt, müssen wir diesen Schutz aber gewährleisten.
Nichtöffentlichkeit ist deshalb kein Mittel, um etwas vor den Einwohnerinnen und Einwohnern zu verbergen. In bestimmten Fällen ist sie eine gesetzliche Pflicht.
